Cette nouvelle procédure nécessite une connexion Internet.
L'utilisateur du logiciel (responsable) et les personnes pouvant accorder une approbation doivent avoir une adresse e-mail enregistrée.
Aperçu :
Dans la base de données du personnel, certaines personnes peuvent être définies comme autorisées à approuver la délivrance de clés.
De plus, l'autorisation d'approbation de ces personnes (appelées approuveurs) peut être liée à une condition, comme le fait que l'approuveur et le destinataire des clés appartiennent au même centre de coûts, etc.
Vous pouvez définir ces critères vous-même.
Vous pouvez également définir si une approbation est requise pour chaque délivrance ou seulement pour certaines clés spécifiques.
Enfin, vous pouvez personnaliser les messages utilisés dans ce processus. L'approuveur reçoit la demande d'approbation par e-mail avec un texte d'accompagnement.
Comment procéder ?
Avant d'utiliser la procédure, quelques réglages et décisions sont nécessaires :
Dans le masque des clés, sous l'onglet Données supplémentaires, vous pouvez indiquer qu'une procédure d'approbation est nécessaire.
Cochez cette case pour qu'une approbation soit obligatoirement requise pour la délivrance de cette clé. Vous devrez alors désigner au moins une personne comme approuveur, qui doit également avoir une adresse e-mail enregistrée.
Ouvrez la fiche de la personne souhaitée et cochez la case A le statut d'approuveur dans l'onglet Données supplémentaires.
Lors de la délivrance, un message indiquant qu'une approbation est requise apparaîtra. "La délivrance de cette clé doit être approuvée." Confirmez l'alerte.
Dans la fenêtre en haut à droite, deux icônes seront activées :
- La première démarre une nouvelle procédure d'approbation,
- La deuxième annule la procédure.
Lorsque vous démarrez la procédure, portier®VISION affichera toutes les personnes ayant le statut d'approuveur.
Vous pouvez alors choisir qui doit approuver cette délivrance spécifique et lancer la procédure avec la coche verte. Il est également possible de sélectionner plusieurs personnes.
L'approuveur recevra alors un e-mail avec un lien vers la page de décision et deux fichiers PDF en pièces jointes :
- Un PDF contenant le nom du destinataire et le numéro de clé,
- Un autre PDF listant toutes les portes concernées.
L'e-mail contient également un lien vers la page Internet où l'approuveur peut prendre sa décision.
L'approuveur peut ensuite accepter ou refuser la délivrance. Dans les deux cas, il recevra un e-mail de confirmation. Vous, en tant que gestionnaire de clés, recevrez un e-mail avec la décision.
Vous pouvez alors finaliser la procédure dans le logiciel en accédant à Mouvements de clés -> Demandes d'approbation et en recherchant votre procédure (ou toutes, ou seulement celles en attente).
Le quatrième symbole récupère la décision du serveur. Si la délivrance est approuvée, toutes les informations nécessaires seront affichées dans la ligne correspondante.
Double-cliquez sur cette ligne pour finaliser la délivrance, imprimer le reçu et remettre la clé.
Options :
Pour les grandes entreprises avec de nombreux dossiers de personnel et approuveurs, une fonction supplémentaire permet de travailler plus rapidement et de manière plus ciblée.
Dans la section Système -> Paramètres, un nouvel onglet La procédure d'approbation est disponible.
Ici, vous pouvez définir si toutes les clés nécessitent une approbation ou seulement celles définies comme telles.
L'option Sélectionner les approuveurs selon le champ suivant vérifie si un certain champ a la même valeur chez l'approuveur et la personne recevant la clé. Par exemple, le champ Département peut être utilisé.
Si le nouveau titulaire de clé appartient au département Administration, seuls les approuveurs autorisés pour ce département seront proposés.
Les approuveurs peuvent être assignés à plusieurs départements.
Les champs possibles pour cette correspondance sont :
- Département, etc.
Lorsque vous sélectionnez cette option, vous devez ajouter les départements dans lesquels l'approuveur peut prendre des décisions dans la fiche personnelle sous l'onglet Données supplémentaires.
Dès lors, portier®VISION ne proposera que les approuveurs responsables pour chaque procédure d'approbation.