Dieses neue Verfahren benötigt eine Internetverbindung.
Der Benutzer der Software (Sachbearbeiter) und die Personen, welche die Genehmigung erteilen können, benötigen eine eingetragene E-Mail.
Überblick:
Im Personalstamm werden gezielt Personen definiert, die Schlüsselausgaben genehmigen dürfen.
Zusätzlich kann die Genehmigungsberechtigung dieser Personen (=Genehmiger)
an eine Bedingung geknüpft werden, z.B. müssen Genehmiger und Schlüssel-Empfänger derselben Kostenstelle angehören u.a.
Sie selbst können diese Vorgaben bestimmen.
Sie können zudem definieren, ob für jede Ausgabe oder nur bei Ausgaben bestimmter Schlüssel eine Genehmigung angefragt werden muss.
Letztlich können Sie auch noch die Texte selbst erstellen, die in diesem Prozess verwendet werden. Denn der Genehmiger erhält die Anfrage nach seiner Genehmigung per eMail mit Begleittext.
Wie gehen Sie vor?
Bevor Sie das Verfahren nutzen können, sind einige wenige Einstellungen und Entscheidungen nötig:
In der Schlüsselmaske unter dem Reiter „Weitere Daten“ können Sie festlegen,
dass überhaupt ein Genehmigungsverfahren nötig wird.
Setzen Sie hier einen Haken, so muss eine Ausgabe dieses Schlüssels zwingend genehmigt werden. Das bedeutet natürlich auch, dass Sie nun mindestens eine Person zu einem Genehmiger machen müssen; diese Person muss dazu auch zwingend eine E-Mail Adresse haben.
Rufen Sie dafür die Person Ihrer Wahl auf und setzen Sie den entsprechenden Haken im Reiter „Weitere Daten“ in die Box „Hat Genehmiger Status“.
Während der Ausgabe erscheint dann ein Hinweis auf eine erforderliche Genehmigung.
Bestätigen Sie die Meldung.
Im Fenster oben rechts werden nun zwei Symbole aktiviert:
Das linke startet ein neues Genehmigungsverfahren, das recht bricht ab.
Wenn Sie das Verfahren starten, blendet Ihnen portier®VISION alle Personen ein, die Genehmiger Status haben.
Sie können nun auswählen, welche Person diese spezifische Ausgabe genehmigen soll und mit dem grünen Haken das Verfahren auf den Weg bringen. Es ist auch möglich, mehrere Personen auszuwählen.
Nun erhält der gewählte Genehmiger eine E-Mail.
Diese Mail enthält einen Hinweis auf die angefragte Genehmigung zur Schlüsselausgabe sowie zwei angehängte PDF-Dateien:
- ein PDF nennt den Namen des Empfängers und die Schlüsselnummer
- die andere PDF zeigt eine Liste aller Türen, die betroffen sind
Ferner findet sich in der Mail ein Link auf die Entscheidungsseite im Internet.
<< Beispielmail >>
Der Genehmiger kann nun über diesen Link seine Entscheidung treffen:
Auch auf dieser Internetseite werden die Detailinformationen als PDF bereitgestellt. Stimmt der Genehmiger zu oder verweigert er die Ausgabe, so erhält er in beiden Fällen selbst eine Mail als Quittung.
Sie als Schlüsselverwalter erhalten eine Mail mit dem Hinweis auf die getroffene Entscheidung. Sie können nun in der Software das Verfahren zu Ende bringen.
Dazu wählen Sie den Menübefehl
„Schlüsselbewegungen->Genehmigungsanfragen“
und suchen Ihre Verfahren (oder auch alle oder auch nur die offenen). Zur genauen Suche bedienen Sie sich der angebotenen und selbsterklärenden Klickboxen.
D
as vierte Symbol holt dann vom Server die Entscheidung. Ist die Ausgabe genehmigt, so finden sich alle nötigen Informationen danach in der Zeile eingetragen:
Nun reicht ein Doppelklick in diese Zeile.
Es öffnet sich sofort die Ausgabe mit allen erforderlichen Daten.
Sie drucken nur noch die Quittung, händigen den Schlüssel aus, fertig.
Optionen:
Bei großen Firmen mit vielen Personaldatensätzen und entsprechend vielen Genehmigern hilft eine weitere Funktion, schneller und gezielter arbeiten zu können.
Wie gehen Sie vor?
Im Bereich „System - > Einstellungen“ finden Sie einen neuen Reiter
„Das Genehmigungsverfahren“.
Hier können Sie festlegen, ob die Ausgabe für alle Schlüssel genehmigt werden muss oder nur für die Schlüssel, bei denen Sie nach obiger Beschreibung das festgelegt haben.
„Selektion des Genehmiger nur nach folgendem Feld“
Diese Option prüft, ob beim Genehmiger und bei der Person, die den Schlüssel erhalten soll, ein bestimmtes Feld den gleichen Eintrag hat.
Z.B. kann das Feld Abteilung gewählt werden.
Stammt der neue Schlüsselträger aus der Abteilung Verwaltung, so werden Ihnen nur Genehmiger vorgeschlagen, die für diese Abteilung genehmigen dürfen.
Genehmiger selbst können mehreren Abteilungen zugeordnet werden
Mögliche Felder für diesen Abgleich sind:
Wählen Sie diese Selektion, so müssen Sie in der Maske des Entscheiders die Abteilung(en) hinzufügen, für die er/sie entscheiden darf.
In der Personalmaske unter dem Reiter „Weitere Daten“ findet sich
Klicken Sie auf „Genehmigung für“, können Sie eine oder mehrere Abteilungen auswählen, für die dieser Genehmiger zuständig sein soll:
Ab sofort bietet Ihnen portier®VISION bei jedem Genehmigungsverfahren nur die Genehmiger an, die zuständig sind.